١٠ طرق تساعدك على إدارة الوقت وزيادة الإنتاجية
كبرنا على أن "الوقت كالسيف ان لم تقطعه قطعك" و "الوقت من ذهب" وغيرها، لذا لن أضجرك وأعيد شرح أهمية الوقت؛ الجميع مدرك لأهمية تنظيم وإدارة الوقت، رغم ذلك قلة قليلة فقط لديها القدرة على إدارة الوقت فعليًا. في هذا المقال سنتكشف ١٠ طرق تساعدك على إدارة الوقت وزيادة الإنتاجية.
إليك طرق إدارة الوقت وزيادة الإنتاجية!
١. اعرف كيف تقضي وقتك
خذ ورقة وقلم الآن، اكتب ساعات اليوم وثم حدد ما تقوم به في تلك الساعات. مثلًا من الساعة الثانية عشر منتصف الليل إلى الساعة السابعة صباحًا أنت نائم، ومن الساعة ٨ إلى الظهر أنت في العمل أو المدرسة أو في الجامعة ثم بعد ذلك اكتب ما تقوم به في باقي اليوم.
لا تجامل نفسك ولا تكتب يوم خيالي، فقط اكتب ماذا تفعل في يومك العادي دون تلميع - يعني فقط لتعرف كيف يمر وقتك. بعد ذلك أعد كتابة الساعات مع تحديد كيف تقضي يومك المثالي وكيف تقسم أنشطتك، فليكن هذا التخطيط هدفك الذي تنوي الوصول إليه.
٢. جهز قائمة المهام
اكتب كل ما يفترض أن تقوم به هذا اليوم، حتى أبسط المهام كترتيب السرير! بعد ذلك اكتب مهمة واحدة تجعلك أفضل في مجالك، واضفها لمهام اليوم ولتكن من أولياتك لهذا اليوم.
٣. اختر أهم مهمة لليوم
إدارة الوقت تتعلق بكيف تنجز ما يهمك أكثر من كم أنجزت اليوم، بمعنى آخر حدد أهم مهمة لا يمكن تأجيلها وضعها في أول القائمة وسارع في تنفيذها. بعد أن تقوم بكتابة مهامك وأنشطتك حدد أهم ثلاث مهمات لليوم ولتكن إحداها مصدر لحماسك وإلهامك ثم نفذ تلك المهمات أولًا. إن لم تستطع تنفيذ الأهم في البداية لا بأس ببعض الإنجازات الصغيرة لتبدأ يومك، نصيحتي هي أن ترتب محيطك أولًا!
٤. حدد الوقت اللازم لكل نشاط
اختر الوقت اللازم لكل نشاط، هذا سيساعدك على تنظيم الوقت وتحديد ساعات الذروة والنشاط وأوقات الراحة. مثلًا تحتاج ساعة لترتب نفسك وتخطط لليوم وتحتاج ساعتين لإنهاء جزء من واجباتك المهنية أو الدراسية. جرب أن تقسم ساعات اليوم وتحدد كم من الوقت تحتاج لإنهاء النشاط الواحد، كبداية يمكنك تسجيل الوقت الذي تستغرقه في مهامك اليومية ثم تضيف له نصف ساعة أو ساعة إضافية حتى لا تشعر بالضغط.
٥. تعلم الرفض
الحياة الإجتماعية مهمة لنا جميعًا وتحسين علاقاتنا الأسرية والإجتماعية من أولياتنا بالطبع، ولكن هذا لا يعني أن تقبل كل طلب وإقتراح من أصدقاءك وتعيش لإرضائهم! تعلم قول لا، عندما تكون منشغلًا في عملك أو نشاطك الشخصي تجنب أن تثقل كاهلك بقبول المناسبات الإجتماعية الغير ضرورية.
لحسن الحظ، إدارة الوقت تتيح لك معرفة الوقت الممكن للاهتمام بالجانب الإجتماعي والترفيهي، لذا احرص على تحديد أولياتك ولا تقلق ستجد وقت كافي لتستمتع مع عائلتك وأصدقاءك.
٦. خصص أوقات للراحة والترفيه
كما ذكرنا بالأعلى، إدارة الوقت هي حليف للراحة والترفيه وليس كما يظن الجميع عدو لها! عندما تخصص أوقات العمل والدراسة وحتى المهام المنزلية أنت هكذا تحدد أوقات فراغك والتي ستكتشف أنها كافية لتروّح عن نفسك وتسعد ذاتك.
كن منطقي وحدد أوقات للترفيه في يومك، لا أحد بإمكانه أن يصبح شخص منتجًا يوميًا بنفس الكفاءة، لا بأس بقليل من الفراغ.
لا تخدعك قصص الناجحين المتداولة، لم يقصر أي ناجح في حق صحته النفسية ومزاجه، بل وجدوا التوازن اللازم ليستعيدوا شغفهم ويكملوا المسير. بإختصار، وقت الترفيه ليس ضائع طالما يسعدك!
٧. ركز على مهمة واحدة في اللحظة
تجنب تعدد المهام multitasking؛ فهي تشتت انتباهك وتصبح غير قادر على إتقان أيًا من تلك المهمات! تعدد المهام هو أن تقوم بعدة مهمات في نفس الوقت، هذا يجعلك تتوتر ويؤثر على تركيزك وإتقانك لأي مهمة في هذا الوقت. بدلًا من ذلك قسم مهامك لأجزاء تكمل بعضها وتخلى عن النشاط الذي يمكنك تأجيله، هكذا ستدرب نفسك على إدارة الوقت بفعالية.
مثال، يُفترض أن تنجز بحث تسليمه غدًا ويجب عليك طهي الطعام للعائلة ولا بد أن تذهب وتدرس مادة الامتحان بعد غد ولكنك لديك مقال تكتبه أولًا وتسلمه مساءً ماذا ستفعل؟ سترتب الأوليات بالطبع وتنجز المهمة المستعجلة أولًا وقد تطلب من أحدهم مساعدتك في طهي الطعام، قد تبدأ دراسة بعد تسليم المقال أو في اليوم التالي، وقد تكتب البحث بعد إنهاء قسم كبير من الدراسة ربما عن الموضوع الذي يتعلق به البحث!
يعني تجنب أن تلتزم بعدة مهام في نفس الوقت، خصص لكل مهمة وقتها وبالعامي "بالراحة وبشويش وواحدة واحدة"😂
٨. رتب محيطك
إدارة الوقت تحتاج لذهن ومحيط مرتب؛ ترتيب محيطك يساعدك على فهم احتياجاتك كما يوفر وقت ومجهود عند البدأ في قائمة المهام. إنجاز كترتيب الغرفة أو المكتب يساعدك على أن تشعر بالحماس والجاهزية لبدأ يومك اللطيف!
٩. اصنع روتين مميز لك
بناء العادات والروتين المناسب والجيد لك يسهل عليك إنجاز المهام وإدارة الوقت، كل ما عليك فعله هو القيام بنشاطات مميزة كل يوم والإلتزام بها بحيث تساعدك على الدخول في طقوس الإنجاز. مثلًا، بعد أن تستيقظ وتستحم وتصلي فورًا اذهب وحضر فطور أو قهوة أو شاي بك واجلس في مكتبك وابدأ بثقة في المهمة الأولى، بعد كم يوم ستجد أنك تجلس في نفس المكان حتى لو لم يكن لديك أي مهمة جديدة.
هذا سر العادات، هناك طريقة قرأتها في مكان ما وهي تتعلق بكيف تدخل عادات جديدة ليومك باستخدام عاداتك الثابتة. كل ما عليك فعله هو ربط العادات سويًا، أي بعد قيامك بالنشاط التلقائي (مثلًا تفريش أسنانك او الاستحمام) قم بنشاط من قائمة مهامك(فليكن مثلًا الكتابة لمدة ١٠ دقائق) وبعده اذهب وافعل ما تريده وكافئ نفسك (شاهد مسلسلك او تناول وجبة لذيذة او اخرج من المنزل).
هذه الطريقة تربط العادات المطلوب تكوينها، في المثال السابق الكتابة، مع العادة التلقائية، الاستحمام، وتضمن مكافئة بعد الإنجاز. بإختصار كون عادات ونظام واصبر لمدة ٢٠ يوم وستجد أن تلك العادات الجيدة أصبحت من مسلمات يومك!
١٠. تخيل يومك المثالي
إدارة الوقت كغيرها من المهارات تتطلب إلتزام وثبات وإستمرارية، أيضًا ما يجهله العديد أنها تتطلب دافع نفسي وتحفيز للثبات. جرب أن تتخيل يومك المثالي وتتخيل كيف تستمتع به، فكر مليًا كيف تصل لنسختك هذه، لا بد أن تدرك أنك بحاجة أن تدفع نفسك نحو التقدم والتوقف عن التسويف ربما ستكون متعب في البداية ولكن حتمًا ستجد المتعة في السعي نحو تحقيق أفضل نسخة منك.
إدارة الوقت وتنظيمه مهارة ضرورية للجميع، مهما كان عمرك، سيأتي الوقت الذي تُجبر فيه على تنظيم أولياتك وتخطيط وقتك وتحديد مهماتك. إن لم تبدأ في تبني مهارة الإنضباط الذاتي وتتعلم إدارة الوقت بفعالية من هذه اللحظة، الزمن سيعلمك بالطريقة الصعبة كيف تقضي وقتك. لا تقلق لن يمر عمرك ويومك في التخطيط فقط، ستجني أرباح إدارتك لحياتك ووقتك عاجلًا أم آجل.
وإلى مقال آخر، صحبتك السلامة عزيزي القارئ.
ترتيل عوض